5 Schritte für eine sortierte Ablage

 

LIVERA I In wenigen Schritten zu einer ordentlichen Ablage

 

Ohne Papier geht auch 2020 nichts in Deutschland. Das kannte ich aus meinem Job als Abteilungsleiterin und das wurde privat als Familie nicht besser. So eine Hochzeit bringt Papierkram, eine Geburt noch viel mehr. Anträge, Nachfragen, Bestätigungen, Erinnerungen, Bescheide, Bescheinigungen, Urkunden, Rechnungen, Auszüge, Informationen,…
Ich hatte schon immer ein Händchen dafür Systeme zu finden, zu Organisieren und den Überblick zu behalten. Spätestens als sich die Briefe an den Säugling (Sehr geehrte Frau…“) stapelten und ich zum hundertsten Mal die Steuernummer des Babys, die Elterngeldnummer oder einen ganz bestimmten Beleg suchte, wusste ich, dass unsere Ablage ein nächstes Level erreicht hatte. Diesen Papierkram haben wir alle und er nervt tierisch. Für mich ist das ein Grund, eine Lösung zu finden, die all das ein bisschen einfacher macht.

Irgendwann in den Tagen nach Minas Geburt habe ich mich also auf den Wohnzimmerboden gesetzt und alles zusammengeworfen. Meine Unterlagen, die meines Mannes, des Kindes, unsere und die, die man gar nicht zuordnen konnte. Ich habe mir ein kleines einfaches System überlegt, mit dem es auch langfristig nicht mehr zu Chaos kommt und will euch meine 5 Schritte zeigen, wie man das Thema ein für allemal angehen kann.

 

  1. Überblick verschaffen
  2. Aussortieren
  3. Sortieren und Stapeln
  4. Zuordnen und Benennen
  5. (Ein)Ordnen

 

LIVERA I In fünf Schritten zur sortierten Ablage

 

Überblick verschaffen


Ich habe mir erstmal folgendes zusammengesucht bzw. besorgt:

  • Post-its und Marker
  • Schöne neue leere funktionsfähige Ordner
  • Trennblätter
  • Tafelfolie und Tafelstift oder eine andere Lösung für eine flexible Beschriftung der Ordnerrücken
  • Stifte

Mit schönen und nachhaltigen Materialien macht es auch gleich viel mehr Spaß, loszulegen.

Wenn ihr noch kein System habt, dann nehmt euch eventuell nicht alles auf einmal vor. Überlegt euch ein paar thematisch zusammenhängende Projekte, wie z.B. Steuerunterlagen, Urkunden, Uniunterlagen, Bankdokumente, etc.
Oder gehört ihr zu den Leuten, die stapeln? Dann geht vielleicht die Ecken in der Wohnung Schritt für Schritt durch. Guckt euch erst mal an, was ihr überhaupt habt und warum ihr Ordnung braucht. Was ist euch wichtig? Schnell einzelne Unterlagen zu finden? Einfach nachsortierten zu können? Übersichtlich Dokumente zusammenzutragen oder Prozesse verfolgen zu können?

 

Aussortieren


Erst dann geht es ans Aussortieren, denn nur mit dem Wissen kann man großzügig entsorgen. Habt ihr auch eine Schublade mit Briefen, Kabeln, Visitenkarten und dem letzten Smartphone (inklusive noch nicht überspielten Fotos)? Ich jetzt nicht mehr!
Julia von subvoyage hat ganz viele tolle Beiträge zum Thema Ausmisten geschrieben und hier findet ihr alles dazu, wie man etwa ein Smartphone richtig entsorgen kann. Alle Formulare und alles, was man online bekommt oder speichern kann, habe ich zum Beispiel weggeworfen. Schriftverkehr finde ich dafür wichtig zu dokumentieren, das habe ich alles behalten.

 

LIVERA I Einfache Schritte für einen einfacheren Alltag mit Kind

 

Sortieren und Stapeln


Für mich hat sich bewährt, erstmal alle Unterlagen, die bleiben sollen, direkt auf Stapeln zu sortieren. Das gilt übrigens auch für andere Dinge, die aufgeräumt werden sollen. Dazu habe ich das ganze Wohnzimmer vereinnahmt und erstmal lagen da natürlich viele lose Zettel. Damit ich den Überblick nicht verliere, helfen mir Post-its, die immer anzeigen, was in den Stapel gehört. Schritt für Schritt habe ich dann immer einzelne Stapel zusammengeführt. Alle Bankdokumente kamen auf einen Stapel, alle Mietunterlagen und alle Belege zu Nebenkosten, alles was mit der Krankenversicherung zu tun hat. Briefe vom Finanzamt habe ich noch in separate Stapel pro Person unterteilt.

 

LIVERA I Tipps für eine sortierte Ablage für Familien

Zuordnen und Benennen


Ich wusste natürlich vorher, wieviel Platz und entsprechend wieviele Ordner ich zur Verfügung habe. Also habe ich mich hingesetzt und sogar auf einem Blatt Papier kurz notiert, was ich wie wo unterkriegen möchte. Die Kategorien waren schnell gesetzt, weil sie ja durch die Anzahl der Ordner schon mal limitiert wurden. Danach habe ich mir eine sinnvolle Unterteilung überlegt und noch ein bisschen hin- und hergeschoben und die Kategorien zum Schluss nochmal ein bisschen umgestellt. An den Stapeln sieht man ja direkt auch ganz schön, wieviel Papier da zusammenkommt und jetzt haben wir eine Ordnung, die für uns auch platztechnisch Sinn macht.

 

LIVERA I In 5 Schritten zu mehr Ordnung

(Ein) Ordnen


Unsere Unterlagen waren früher auf einem Regal so weit oben, dass man nur mit einem kleinen Tritt rankam. Das ist natürlich super unpraktisch und führt dazu, dass man vieles erstmal irgendwo sammelt, bevor man sich die Mühe macht. Ich habe deshalb ein Fach dafür frei gemacht, an das ich schnell rankomme. Außerdem finde ich es praktisch, eine Ablage-Box zu haben, in der man erstmal alles sammeln kann, um es aus dem Weg zu haben. In der Arbeit habe ich meine Ablage nochmal unterteilt nach Dringlichkeit und ob noch etwas bearbeitet werden muss oder nur abgelegt. Privat lege ich hier nur ab, was erledigt ist und weggeheftet werden soll. Ich folge der 10-Minuten-Regel: Alles, was in 10 Minuten passiert ist, erledige ich sofort. Alles andere landet an einer Stelle, wo es mir im Weg liegt und ich es nicht vergesse. Sobald ich es nur noch aufbewahren muss, kommt es in die Ablage-Box. Auch zum Sammeln von Belegen ist sowas super praktisch!

Weil immer mal wieder ein Ordner voll ist und/oder umsortiert werden muss, beschrifte ich schon immer alle Ordner nur temporär. Diesmal habe ich die Ordnerrücken mit Tafelfolie beklebt. Unsere Ablage ist jetzt dauerhaft ordentlicher, weil wir alles erstmal weglegen können und dann nur alle paar Wochen mal ein paar Minuten einsortieren müssen.

 

livera

Ich, Vera schreibe seit 2012 auf Livera. Neben Projekten auf Livera und anderen Onlinemedien arbeite ich als Psychologin im Personalbereich, bin unterwegs oder kreativ, baue, berate, koche oder bin begeistert. Die Sache mit der Ironie habe ich immer noch nicht drauf und weil ich manchmal schwer zu verstehen bin, bin ich auch auf keinen Fall zu ernst zu nehmen!

SHOWHIDE Comments (0)

Leave a Reply

Your email address will not be published.


Warning: Invalid argument supplied for foreach() in /homepages/35/d644304940/htdocs/wp-content/themes/christina-wp/inc/misc.php on line 214
Wir benutzen Cookies um die Nutzerfreundlichkeit der Webseite zu verbessen. Durch Deinen Besuch stimmst Du dem zu.